باتت الأتمتة واحدة من أهم الحلول في العالم الرقمي، فهي طريقة رئيسة لتوفير الجهد والتكلفة، وزيادة فاعلية الأداء داخل الشركات. والسؤال الأهم هو: كيف يمكنك توظيف الأتمتة Automation لتحسين أعمالك؟ و تعرف الأتمتة بأنّها عملية تنفيذ مجموعة من الخطوات بطريقة آلية، بالاعتماد على الأدوات المخصصة لذلك.
والشكل الأكثر شيوعًا للأتمتة هو روبوتات الدردشة التفاعلية، فعندما تدخل إلى أي موقع، غالبًا تظهر لك رسالة تشبه تطبيق الماسنجر، مع عرض للمساعدة، والإجابة على أسئلتك.
ولا يوجد شخص معين مسؤول عن الرد، أو يتواجد بانتظار الأشخاص للدخول إلى الموقع، بل تحدث هذه العملية بطريقة آلية، إذ تُسجل الأسئلة والإجابات في الأداة، وبمجرد البحث عن أي شيء موجود في الأداة، تظهر الإجابة. و تعتمد عملية الأتمتة على استخدام برامج متخصصة، وفي داخل هذه البرامج تُوضع مجموعة الخطوات، والإجراءات المرتبطة بها.
وعندما يبدأ العميل في استخدام البرنامج، وينفذ خطوة معينة، يقوم البرنامج بدوره بتنفيذ الإجراء المتعلق بهذه الخطوة الموجود بداخله.
لماذا تعد الأتمتة وسيلة مهمة لتحسين الأعمال؟ ازداد الاعتماد على الأتمتة بصورة كبيرة في عالم الأعمال، وأصبح من الشائع أن يستخدم كل مشروع أداة أو أكثر، للأتمتة في العمل. بل توجد العديد من المشروعات التي تقوم في الوقت الحالي على تقديم خدمات الأتمتة للأعمال الأخرى، وهو ما يؤكد ازدهار هذا المجال. يمكن تضمين أهمية الأتمتة وكونها أصبحت وسيلة مهمة لتحسين الأعمال في الأسباب التالية:
- خفض التكاليف في الشركة : تواجه الشركات حاليًّا تحديات مالية كثيرة، ولا شك أنّ خفض التكاليف هو أحد المهام التي يركّز عليها أصحاب المشروعات، بهدف ضمان سير الأعمال على ما يرام، مع القدرة على توفير الأموال.
تقدم الأتمتة هذا الحل لأصحاب الشركات. على سبيل المثال، يؤدي وجود الأتمتة إلى تقليل تكلفة عملية التوظيف، فبدلاً من توظيف أشخاص لتنفيذ المهام يدويًّا، يمكن الاعتماد على الأتمتة لتنفيذ المهام آليًّا. لا يعني ذلك أن تكلفة الأتمتة قليلة، لكنّها تصبح أقل مقارنة بتكلفة التوظيف بالنسبة للشركات. - استثمار الوقت والجهد بطريقة أفضل : يقضي الموظفون وقتاً طويلاً في تنفيذ العديد من المهام داخل الشركة. في الواقع يحتاج بعض هذه المهام إلى جهد كبير، وبالتفكير في العائد منه، فهو لا يحقق عائدًا كبيرًا، لأنّها مهام يمكن لأي شخص تنفيذها، لا شخصًا بمواصفات محددة. لكن المعضلة هنا هي أنّها مهام ضرورية، فلا يمكن للشركة تجاهلها، أو الاستغناء عنها، ولا يمكن أيضًا توظيف أشخاص مخصصين لها. تحل الأتمتة هذه المعضلة بفاعلية شديدة، إذ يمكن من خلال الأتمتة تنفيذ هذه المهام، وجعل الموظف يركز على استثمار وقته وجهده، في أنشطة أخرى أكثر فائدة. على سبيل المثال، تستخدم الشركات الأتمتة في إرسال بريد إلكتروني ترحيبي، لكل شخص يسجل على الموقع، وتُرسل له مجموعة من الرسائل لاحقًا. تخيّل لو أنّك مضطر إلى توظيف شخص دوره فعل ذلك، ويقضي يومه في إرسال هذه الرسالة. فهذه أعمال روتينية لا توجد منها فائدة أو قيمة على مستوى التنفيذ. أمّا بالاعتماد على الأتمتة، فسيركز الموظف جهده على الأنشطة الأكثر أهمية، كالعصف الذهني وطرح الأفكار الجديدة لتطوير المشروع.
- التوسع في عمليات الشركة : يعد النمو أحد الأهداف الرئيسة للشركات الناشئة، فهي تركز على التوسع والانتشار في أسواق مختلفة، بهدف زيادة عدد العملاء المحتملين لها، وتحسين مبيعاتهم في هذه الأسواق.
من أهم تحديات النمو هي التكلفة التي تترتب عليه، فلكل انتشار تكلفة وعمليات خاصة به. ومن مميزات الأتمتة أنّها تساعدك على تحقيق التوسع، وفي الوقت ذاته بتكلفة محدودة، إذ يمكنك تقديم الخدمات إلى عدد أكبر من العملاء، دون الاضطرار إلى زيادة التكلفة. مثلًا لاستهداف عملاء عبر البريد الإلكتروني، فالأتمتة تتيح لك إرسال أكبر عدد من الرسائل، دون الحاجة إلى توظيف أشخاص لتولي المسؤولية. - التعاون بين فرق العمل الداخلية : مع تطور العمل في العالم الرقمي، تحتاج الفرق والأقسام الداخلية للشركة، لإيجاد آليات للتعاون، وفي الوقت ذاته يكون هذا التعاون مثمرًا وإيجابيًّا. عادةً يحتاج قادة الفرق إلى التواصل للحصول على المعلومات، ويزيد ذلك من وقت تنفيذ المهام، أو يعطل شخصًا عن مهمة معينة، في انتظار البيانات. من مميزات أدوات الأتمتة أنّها تسمح بالتعاون ما بين فرق العمل الداخلية، إذ يمكن استخدام الأداة وممارسة الجميع لمهامه من داخلها، حيث يكون لبقية الفرق القدرة على الاطّلاع على التطورات، وبالتالي الحفاظ على العمل الجماعي، وسرعة العمل.
- استثمار البيانات لتتبع وتحسين الأداء : من مميزات التحول الرقمي أنّه يحسّن من استخدام البيانات، ويصبح بالإمكان تتبع وتحسين الأداء بالطريقة المناسبة لصالح الشركات. تقدم أدوات الأتمتة هذه الميزة، إذ يمكن من خلالها الحصول على البيانات كنتيجة للأفعال المختلفة التي تحدث باستخدام أدوات الأتمتة، ويساعد ذلك على اتّخاذ القرارات الصحيحة. على سبيل المثال، إذا نفذت حملة تسويقية لجذب العملاء عبر البريد الإلكتروني، واستخدمت أدوات الأتمتة لفعل ذلك. فيمكنك تحليل الأداء لتقييم الحملة، واتخاذ قرارات بشأن كيفية تحسينها في المستقبل.
يتطلب استخدام الأتمتة وجود منهجية لتوظيفها بالشكل الصحيح داخل المشروع، لتؤتي ثمارها المنشودة.
من أهم الخطوات لتوظيف الأتمتة في المشروع:
- تحليل مهام الشركة: من المهم في البداية تحليل مهام الشركة، وذلك لمعرفة ما هي المهام التي تحتاج إلى الأتمتة حقًّا. لفعل ذلك قيّم جميع المهام داخل الشركة، وأجِب على الأسئلة التالية:
ما هي المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً لتنفيذها؟ ما هي المهام التي لا تؤثر مشاركة الأشخاص على تنفيذها؟ أي إنّهم لا يضيفون إليها لمسة أو تمييزًا خاصًّا بهم. ما هي الأقسام الأكثر تكلفة من ناحية ميزانية التوظيف؟ - تحديد أنسب المهام لأتمتتها : وفقًا لإجابة الأسئلة الماضية، ستتكون لديك قائمة بمجموعة من المهام المناسبة لأتمتتها. من أمثلة المهام الشائعة التي تستخدم فيها الأتمتة:
البريد الإلكتروني : يعد التسويق عبر البريد الإلكتروني من أشهر الوظائف التي تستخدم فيها الأتمتة، إذ يمكنك من خلالها إرسال الرسائل الترحيبية بالعملاء، وإنشاء مجموعة من الرسائل المتتابعة لتُرسل آليًّا للجمهور.
النشر على مواقع التواصل الاجتماعي : بدلاً من الدخول ونشر المحتوى بنفسك على كل منصة من منصات التواصل الاجتماعي، يمكنك جدولة النشر في الوقت الذي تريده، ونشر المحتوى على جميع المنصات من مكان واحد.
إدارة المشروعات : شاع استخدام أدوات الأتمتة في إدارة المشروعات، إذ يمكنك إدارة المهام من مكان واحد، وجدولة حركات آلية للمهام. مثلاً إذا تستخدم تطبيق “تريللو”، عندما يأتي الموعد النهائي لمهمة ما، ولا يزال المسؤول عنها لم يضع علامة الانتهاء، تُنقل البطاقة تلقائيًّا إلى قائمة “مهام متأخرة” مع رسالة تحذيرية له. وهكذا غيرها من الإجراءات المهمة بالنسبة لك لإدارة العمل.
- إنشاء مخطط لاستخدام الأدوات : يتطلب استخدام الأتمتة وجود مخطط flowchart، يشرح خطوات وإجراءات وكيفية استخدام الأتمتة في المشروع. ويعتمد هذا المخطط على وضع السيناريوهات المحتملة، لتضمن فاعلية النتيجة. ليس ضروريًّا العثور على أداة مثالية تحقق لك السيناريو الموجود، لذا لا بد من امتلاك مرونة كافية للتعديل، واختيار أقرب أداة لتصوراتك.
- تحديد أنسب الأدوات :في هذه الخطوة يمكنك الانتقال إلى تحديد أنسب الأدوات لاستخدامها في الأتمتة. يتطلب الأمر عمل قائمة بالأدوات المحتملة، وبعد ذلك المفاضلة بينها وفقًا للعوامل التالية:
مميزات الأداة: ما هي المميزات التي تقدمها لك كل أداة في قائمتك؟ سعر الأداة: ما هي باقات الأسعار التي توفرها الأداة؟ سهولة استخدام الأداة: إلى أي مدى يمكنك أنت أو المسؤول عن المهمة استخدام الأداة بسهولة؟
ختامًا، لا شك أنّ استخدام أدوات الأتمتة أمر ضروري لأعمالك، لكن من المهم التحلّي بالصبر، والتركيز على التجربة المستمرة لتحسين الأداء، مع الحفاظ على متابعة الأدوات الجديدة التي تظهر في المجال، لتضمن دائمًا استخدام أفضل الأدوات، وأكثرها فاعلية لمشروعك.
